Sörman Nyheter - November 2009 - Sörman Information

SJ –Teknisk dokumentation

på rätt spår

SJ har med hjälp av UpTime och en långsiktig dokumentationsstrategi nått omfattande besparingar och en effektivare serviceorganisation.

SJ stod för några år sedan inför en rad klassiska utmaningar avseende sin tekniska dokumentation. Dokumentationsförvaltningen var splittrad och hanterades både internt och av olika externa aktörer. Det egna systemet för publicering av digitala fordonsdokument började bli föråldrat. Stora volymer hanterades fortfarande som pärmbunden information. Sammantaget gjorde situationen det svårt att styra och samordna dokumentationsuppdrag på ett effektivt sätt.

Under 2006/2007 bedrevs en förstudie som mynnade ut i ett antal konkreta vägval. Ett professionellt dokument- och ärendehanteringssystem med XML-stöd skulle införas, ett system med krav på att stödja befintliga rutiner och processer. En ny säker och tillgänglig publi-ceringsplats skulle utvecklas. Befintlig dokumentation skulle konverteras, metadatasättas och i förekommande fall digitaliseras. Bildkortsbaserade ritningar skulle digitaliseras.

Hösten 2007 var det så dags att välja system och valet föll på UpTime.

SJ beslutade också att låta oss på Sörman utveckla en SJ-unik portallösning. Införandemässigt valde man att initialt koncentrera sig på redigeringsdelarna innan man började ta tag i publiceringsdelarna. SJ bestämde sig också för att ta steget över MS Word i konverteringsprocessen och ta sig an XML-spåret först när en kritisk mängd dokument konverterats. I det här skedet kunde SJ också börja kvantifiera besparingar utifrån de effekter som nu tydligt var inom räckhåll. Avveckling av äldre databaslösningar, arkiv, pappersbaserade system och tillhörande tjänster skulle ge besparingar på upp emot 3 miljoner kronor per år.

”Med UpTime fick vi det hjälpmedel vi behövde i dokumenta- tionsarbetet”

Förutom de renodlade besparingarna såg man nu också tydliga vinster i högre effektivitet och kvalitet på verkstäderna till följd av tillgänglig och korrekt information.

Idag ligger fordonsdokument som SJ förvaltar i UpTime med relevant metadata, man har ett original med fullständig versionshantering, all editering sker i UpTime, ärendehantering och dokumenthantering är ihopkopplade och remisshanteringen görs inom systemet. På webben visas dokumenten per fordonstyp och system.

Kraftfulla sökmöjligheter ned på individnivå har införts och informationen är behörighetsstyrd, vilket gör att användaren bara har tillgång till för denne relevant information. Övergång till XML samt digitalisering av ritningar pågår. SJ avser också att införa det stöd för underhållsplaner som UpTime erbjuder.

Foto: SJ

Jan Österlund, Dokumentationschef på SJ.

UpTime och RODON User Forum – 18/3-2010

Glöm inte att anmäla er till UpTime och RODON User Forum den 18/3.

Plats och Agenda kommer inom kort. Anmälan görs till info@sorman.com

Välkomna!

Release av UpTime BPC version 3.3

UpTime Best Practise Configuration (BPC) är ett komplett system för att producera och distribuera modulariserad eftermarknadsinformation. UpTime BPC är för företag och organisationer som ställer krav på ett system med hög flexibilitet och som är lätt att hantera.

UpTime BPC är ett Content Management System (CMS) för optimal återanvändning av information för effektiv användar- och processhantering, versionshantering samt kostnadsbesparande översättningshantering.

Profileringskonceptet i UpTime erbjuder ett kraftfullt sätt att automatiskt organisera och anpassa informationen till kunder, produkter, funktioner och marknader. UpTime hanterar publicering av information både för webb och tryckt material. Typiska exempel där UpTime BPC används är service- och underhållsinformation och artikelhantering.

Huvudnyheter i UpTime BPC version 3.3 är:

utökad bildhantering med stöd för ytterligare format

integrerad hantering av dokumentfiler (MS-Word och PDF) vilket gör att man kan blanda ny information med gamla dokument på ett enkelt sätt

utökade funktioner för hantering av processer (workflow management)

utökade funktioner för att hantera språk och utformning vid webbaserad publicering

Vi välkomnar EMBRAER – Empresa Brasileira de Aeronáutica – som ny kund till Sörman Information

EMBRAER har köpt RODON licenser, coachning och utbildning. EMBRAER är en av de största flygplanstillverkare i världen.

För mer information om Empresa Brasileira de Aeronáutica, se www.embraer.com

Foto: Empresa Brasileira de Aeronautica

Sörman Information har valt Global Technology Connection som partner för den Amerikanska marknaden

Global Technology Connection har lång erfarenhet inom Prognostic och Diagnostic, vilket kommer att vara en stor tillgång vid support av nya och befintliga kunder.

För mer information om Global Technology Connection, se

www.globaltechinc.com

UpTime och RODON

Sörman erbjuder marknaden två världsledande egenutvecklade system, UpTime och RODON. UpTime är helt anpassat för att hantera teknisk produktinformation på ett effektivt sätt. RODON används inom modellbaserad diagnostik och felanalys.

UpTime och RODON finns idag installerat hos ett stort antal kunder, både i Sverige och internationellt.

Vill ni veta mer hur Sörman har effektiviserat för våra kunder, kontakta gärna någon av våra affärsområdeschefer: