Industrins utmaningar inom teknisk produktinformation

Genvägar...

Industrin genomgår för närvarande stora förändringar avseende:

Produkterna blir allt fler, allt mer komplexa och allt mer kundanpassade. Samtidigt blir time-to-market allt kortare och verksamheten allt mer global.

Det finns stora behov av att utveckla eftermarknaden, inte minst under rådande lågkonjunktur när nyförsäljningen går ned

Överlag ett mycket stort fokus på att sänka ledtider och kostnader i alla led

Samtidigt har hanteringen av den tekniska produktinformationen på många håll inte följt med utvecklingen i övrigt, med följd att informationen inte heller flödar speciellt effektivt; varken från design till slutanvändaren eller tillbaka.

Flöden av teknisk information

Typiska utmaningar

Några typiska utmaningar industrin har när det gäller teknisk produktinformation är:

Att en ung välutbildad slutanvändare hos kunden är van vid en helt annan teknisk produktinformation än de gamla pärmar eller manualer ett typiskt industriföretag brukar leverera än idag. Inte minst att informationen också skall vara enkelt tillgänglig och sökbar via ett on-line webbgränssnitt eller inbäddad direkt i produkten ihop med verktyg för t.ex. felanalys.

Att design och produktion ofta redan har en både välutvecklad och dynamisk informationshantering inkl. stöd av avancerade CAD- och PDM-verktyg. Men när det sedan kommer till den produktinformation som skall gå till slutkunden, passerar man ofta ett stort ”dike” och gör statiska publikationer i form av dokument på en mer eller mindre isolerad dokumentationsavdelning.

Att man på dokumentationsavdelningen typiskt arbetar med dokument i ett personligt verktyg som en ordbehandlare eller ett Desktop Publishing (DTP) program. Med ett fåtal produkter som sällan ändras är det normalt inga större problem. Men det blir ändå snart väldigt många dokument att hålla reda på där återanvändningen mest baseras på ”copy ’n paste” mellan dokumenten, vilket också sitter i huvudet på de som dagligen arbetar med själva dokumenten. Självklart en kunskap som riskerar att försvinna vid t.ex. en generationsväxling, men framför allt väldigt tungarbetat och kostsamt när dokumenten behöver uppdateras eller översättas till lokala språk.

Att om dokumentationen även består av underlag från olika underleverantörer eller ritningar från konstruktion, ökar det manuella arbetet ännu mer

Att av ren självbevarelsedrift, vore det bästa att ha en stor generell manual för alla produkter, med alla tänkbara varianter och som har alla språk i sig. Men samtidigt vill man göra informationen mer målgruppsinriktad d.v.s. anpassad för olika roller hos slutanvändaren, mer anpassad för olika lokala marknader eller återförsäljare och kanske helst även anpassad för varje unik kund och just hans specifika konfiguration av produkten.

Att många produkter lever under många år och där produkten uppgraderas eller byggs om vid ett flertal tillfällen under hela produktlivstiden. Men allt för sällan uppdateras informationen så att den alltid är aktuell. Detta leder i sin tur till att slutkunden eller den egna serviceorganisationen har en kostsam hantering att leta rätt på en uppdaterad information om produkten när det väl behövs.

Att under hela produktlivscykeln är det naturligtvis oerhört viktigt att fånga upp all merförsäljning i eftermarknaden. Men det ställer också högre krav på produktinformationen, t.ex. att det enkelt går att beställa tilläggsprodukter eller reservdelar över webben.

Att den tekniska produktutbildningen, vilken är närbesläktad med den tekniska produktinformationen, normalt är klassledd och därmed förknippad med höga resekostnader. Utbildningsmaterialet tas också oftast fram separat vid sidan av manualerna d.v.s. dubbelarbete återigen.

Sammanfattning

Sammanfattningsvis har industrin i allmänhet ofta en ganska föråldrad hantering av sin tekniska produktinformation, med följd att kostnaderna är onödigt höga och att produktinformationen inte fullt ut stödjer en förändrad affär.

Däremot finns det naturligtvis undantag i form av industriföretag som utvecklat mycket innovativa lösningar, men även exempel på andra branscher som t.ex. fordonsindustrin som rent generellt kommit väldigt långt i sin utveckling. Läs därför vidare i nästa avsnitt hur Sörman kan erbjuda olika lösningar på de beskrivna utmaningarna.